تحقیق مدیریت اسناد

روش قبول درخواست ثبت املاك
ثبت املاك و اسناد كه موضوع قانون ثبت است مانند هر قانون ديگر از قبيل قانون مدني و كيفري و غيره براي خود هدفي دارد كه يكي از اهداف عمده و اساسي ثبت املاك حفظ مالكيت مالكين و ذوي الحقوق نسبت به آنهاست تا از تجاوز و تعدي ديگران در امان بماند و مالكيت افراد از امنيت برخوردار باشد با اين مقدمه و بموجب ماده 9 قانون ثبت اسناد و املاك مصوب 26 اسفند 1310 مقرر گرديد كه از تاريخ تصويب قانون در نقاطي كه اداره ثبت وجود داد و در ساير نقاط پس از تشكيل اداه ثبت كليه اموال غير منقول هر ناحيه به ثبت برسد و ساير نقاط پس از تشكيل اداره ثبت كليه اموال غير منقول هر ناحيه به ثبت برسد و لذا عده كثيري از مردم در اجراي ماده 10 و 11 قانون مذكور در وقت مقرر نبادرت به ثبت املاك خود در اقصي نقاط كشور نموده اند.
اما بعد از انقضاء مواعد مقرر كسانيكه موفق به ثبت املاك خود در اجراي ماده 11 قانون ثبت نشده اند مي توانند برابر ماده 12 قانون مذكور نسبت به ملك خود تقاضاي ثبت نمايند كه جريان آن به شرح زير مي باشد:
ابتدا متقاضي بايستي تقاضاي خود را همراه با يك برگ استشهاد محلي كه به تأييد اهالي محل و همسايگان و مجاورين و معمرين رسيده باشد منضم به فتئكپي شناسنامه خود و سساير مدارك ديگر از قبيل قولنامه عادي يا هر مدرك مرسوم ديگري كه در محل عرف است به اداره ثبت محل وقوع ملك تسليم نمايد.
در استشهاد محلي يا قولنامه عادي بايستي حدود و مشخصات ملك بطور اجمال قيد شود در صورتيكه متقاضي آن را بطور عادي از ديگري خريداري نموده مشخصات فروشنده نيز بايستي قيد شده باشد.
مسئول اداره ثبت بعد از بررسي مدارك ابزاري در صورتيكه آنها را كافي تشخيص داد، دستور ثبت تقاضا را در دفتر انديكاتور صادر و وقت بازديد و معاينه محلي را با توجه به دفتر اوقات كه در اختيار دارد تعيين و به متقاضي اعلام مي دارد.
متصدي دفتر انديكاتور پس از ثبت تقاضا در دفتر سوابق را جهت تشكيل پرونده و انجام امور مقدماتي مربوط به بايگاني ارسال مي دارد.
مسئول بايگاني با مراجعه به دفتر توزيع اظهارنامه و سوابق امر عدم سابقه ثبت و مجهول بودن ملك را گواهي و در صورتيكه مقداري از سهام ملك مورد تقاضا قبلاً ثبت شده باشد مقدار سهام مجهول باقيمانده را تعيين و مراتب را گواهي نمايد.
تذكر1: دفتر توزيع اظهارنامه دفتري است كه املاك بخشهاي مختلف حوزه ثبتي هر شهرستان به ترتيب پلاك كوبي در آن شماره گذاري گرديده.
سپس در وقت مراجعه متقاضي در روز مقرر متصدي بايگاني پرونده را نزد مسئول اداره ارسال و او با توجه به دفتر اوقات نماينده و نقشه برداري را جعت عزيمت به محل وقوع ملك بمنظور تحقيقات محلي و احراز تصرف مالكانه متقاضي و تنظيم صورت مجلس و ترسيم ملك تعيين و نيز وقت مراجعه بعدي متقاضي را جهت اخذ نتيجه به او اعلام مي دارد.
بديهي است چنانچه محل وقوع ملك خارج از شعاع 30 كيلومتر باشد و به نماينده و نقشه بردار فوق العاده مأموريت و هزينه سفر تعلق گيرد متقاضي مكلف است فوق العاده ياد شده را به حساب سپزده ثبت وايز نمايد كه در اين صورت پرونده به حسابداري ارسال و پس از محاسبه ميزان فوق العاده متعلقه نسبت به ايام مأموريت متصدي حسابداري قبض سپرده را صادر و به متقاضي تسليم و او پس از توديع در بانك ملي كه حساب سپرده ثبت در آن مفتوح است نسخ مربوط را به ثبت اعاده مي‌نمايد تا ضميمه پرونده شود.
آنگاه نماينده و نقشه برداري در معيت متقاضي به محل وقوع ملك عزيمت مي نمايند و پس از استقرار در محل نماينده با توجه به مدارك ابزاري و سوابق امر و وضعيت مجاورين و مشاهدات عيني و پرسش از همسايگان و مطلعين تحقيقات لازم را پيرامون چگونگي مالكيت و نحوه تصرفات مالكانه متقاضي انجام و نقشه بردار نيز ملك را برداشت مي نمايد.
سپس با نماينده با توجه به مجموع تحقيقات بعمل آمده صورتجلسه معاينه محلي و احراز تصرف مالكانه را تنظيم و نقشه بردار نيز كروكي ملك را ترسيم و پس از امضاء خود و نقشه بردار و متقاضي و شهود و مجاورين در صورتيكه ثبت ملك را خالي از اشكال ديد اظهارنامه ثبت ملك را نيز تنظيم و پس از امضاء وسيله خود و مالك يا نماينده قانوني او مراتب را طي گزارشي به مسئول اداره ارائه مي نمايد.
در صورتجلسه كه تحت عنوان صورتجلسه معاينه محي و احراز تصرف مالكانه تنظيم مي شود نماينده بايستي ضمن اشاره به دستور رئيس ثبت مبني بر عزيمت به محب تاريخ حضور خود و نقشه بردار را در محل و نيز روز معاينه محي را قيد سپس مشاهدات خود و نحوه مالكيت متقاضي را با تعيين ايادي مربوط بنحوي كه ارتباط متقاضي را با كسيكه ملك در دفتر توزيع اظهارنامه به نام او معرفي شده مشخص نمايد همچنين حدود و مشخصات و طول ابعاد و مساحت ملك را كه وسيله نقشه بردار تعيين مي شود در صورت جلسه قيد نموده و نظر نهائي خود را در خصوص بلااشكال بودن ثبت ملك بطور صريح مرقوم دارد.
هم چنين در هنگام تعيين شماره براي ملك مورد تقاضا در صورتيكه مجاورين آن فاقد شماره باشند براي آنها نيز بايستي شماره تعيين و در تعريف حدود و مشخصات ملك مورد تقاضا شمارات مجاورين نيز بايستي مشخص شده باشد.
در اظهارنامه ثبت ملك كه نماينده آنرا همراه با صورتجلسه معاينه محل و احراز تصرف مالكانه تنظيم مي نمايد بايستي مشخصات كامل مالك يا مالكين بر اساس متدرجات شناسنامه آنها قيد شود و از استناد به مشخصات مندرج در ساير اوراق و مدارك متقاضي از قبيل گواهينامه رانندگي و امثالهم جداً اجتناب شود.
هم چنين ساير ستون هاي اظهارنامه بايستي بطور دقيق و با خط خوانا تكميل و پس از امضاء نماينده و متقاضي همراه با صورتجلسه احراز تصرف طي گزارشي به رئيس ثبت ارائه گردد.
لازم به ذكر است كه كل قيمت ملك مورد تقاضا بر اساس قيمت منطقه اي وسيله نقشه بردار تعيين و در ستون مربوط در اظهارنامه قيد مي شود.
رئيس ثبت پس از ملاحظه گزارش نماينده و نقشه بردار و بررسي صورتجلسه معاينه محلي و احراز تصرف مالكانه و تطبيق مندرجات آن با مدارك ابزاري متقاضي در صورتيكه تحقيقات انجام شده و صورتجلسه تنظيمي را كافي تشخيص دهد پس از كنترل مندرجات اظهارنامه با صورتجلسه معاينه محلي آن را امضاء سپس اظهارنامه را در دفتر كد 304 (دفتر ثبت اظهارنامه) ثبت و شماره رديف دفتر را روي اظهارنامه قيد و سوابق را جهت ثبت اظهارنامه در دفتر انديكاتور و اخذ حقوق دولتي متعلقه و پرداخت فوق العاده نمايده و نقشه بردار بترتيب به دفتر و حسابداري ارجاع مي نمايد.
پس از ثبت اظهارنامه در دفتر انديكاتور پرونده جهت محاسبه حق الثبت و مقدماتي متعلقه به حسابداري ارسال مي شود و در آنجا متصدي حسابداري پس از محاسبه حقوق دولتي متعلقه بر مبناي بهاي كل ملك به نرخ منطقه اي قبض لازم را صادر و جهت واريز به حساب مربوطه نزد بانك ملي به متقاضي تسليم و نيز فوق العاده نماينده و نقشه بردار را حسب دستور مسئول اداره پرداخت مي نمايد.
متقاضي پس از واريز حقوق دولتي متعلقه در بانك نسخ لازم را به ثبت اعاده تا ضميمه پرونده گردد.
متصدي حسابداري پس از ضميمه نمودن قبض پرداخت حقوق دولتي به پرونده شماره قبض و ميزان حق الثبت و مقدماتي را به تفكيك در اظهارنامه قيد و پرونده را جهت اقدامات بعدي به بايگاني ارسال مي دارد.
متصدي بايگاني مراتب ثبت ملك را در مقابل شماره ملك مورد ثبت در دفتر توزيع اظهارنامه قيد و پس تز ثبت در دفتر آمار پرونده را در رديف ساير پرونده هائي كه بايستي آگهي نوبتي نسبت به آنها تهيه و منتشر شود قرار داده و وقت مراجعه بعدي متقاضي را كه معمولاً پايان انقضاء زمان واخواهي آگهي نوبتي ملك است به متقاضي اعلام مي دارد.
تذكر2: در انجام هر يك از مراحل قبول ثبت چنانچه قانوناً نياز به استعلام از مراجع ذيصلاح ملاحظه شد بايستي انجام شود بيهي است كه استعلام هاي بي مورد و بدون مجوز كه موجب ايجاد وقفه در انجام كار متقاضي شود خلاف مقررات بوده و بايستي از آن اجتناب شود.

روش تهيه و انتشار آگهي نوبتي
پس از ثبت ملك و وصول حقوق دولتي متعلقه آن بشرحي كه قبلاً توضيح داده شد بر اساس ماده 59 ائين نامه ثبت كليه املاكي كه در هر سه ماه به ثبت مي رسند بايستي بترتيب مقرر در آيين نامه در دو نوبت به فاصله 30 روز با ذكر شماره پلاك و مشخصات مالك و نوع ملك و محل وقوع آن در يكي از روزنامه هاي محلي كثيرالانتشار كه از طريق وزارت ارشاد اسلامي تعيين مي شوند آگهي گردند تا چنانچه افرادي نسبت به املاك ثبت شده اعتراضي دارند يا حقي براي خود قائل هستند مراتب را ظرف 90 روز از تاريخ اولين انتشار به ثبت محل كتباً اعلام و رسيد دريافت دارند.
در آگهي نوبتي كه هر سه ماه يكبار تهيه و منتشر مي شود بايد مشخصات و نكات زير منظور گردد:
1-    شماره پلاك و مشخصات مالك و نوع لك و محل وقوع املاكي كه اظهارنامه آنها در سه ماهه مربوطه قبل تنظيم و جهت انتشار آگهي در رديف منظور گرديده اند.
2-    املاكي كه قبلاً اظهارنامه آنها تنظيم ولي اشتباهاً در موعد مقرر آگهي نشده اند.
3-    املاكي كه آگهي نوبتي آنها در وقت مقرر منتشر و لاكن به واسطه اشتباه مؤثري كه در انتشار آنها رخ داده و بموجي آراء هيأت نظارت يا دستور اداري مستند به اختيارات تفويضي هيأت نظارت موضوع بندهاي 385-386-387 مجموعه بخشنامه‌هاي ثبتي تا اول مهر 65 منجر ه تجديد آگهي شده اند. در تهيه پيش نويس آگهي نوبتي كه وسياه مسئول بايگاني انجام مي شود بايستي نهايت دقت لازم معمول گردد تا اشتباهي واقع نشود و در مقدمه آن نام شهرستان مربوطه قيد سپس مشخصات و شماره پلاك هاي ثبتي املاك هر بخش كه در سه ماهه مربوطه قبل ثبت شده اند بترتيب از كوچك به بزرگ با ذكر مشخصات مالك يا مالكين آن قيد آنگاه مشخصات ملك و مالك يا مالكين املاك موضوع بند 2 و بدنبال آن مشخصات ملك و مالك يا مالكين املاك موضوع بند 3 كه در اجراي دستور هيأت نظارت يا دستور اداري مستند به اختيارات تفويضي منجر به تجديد آگهي شده اند قيد مي شود.
سپس در پايان آگهي زمان قبول اعتراض نسبت به املاك رديف 1 و 2 كه 90 روز و املاك رديف 3 كه 30 روز بعد از تاريخ اولين انتشار است ذكر مي گردد و نيز مدلول مواد 16 و 17 و 20 قانون ثبت در پايان آگهي درج و تاريخ انتشار نوبت اول و دوم نيز برابر قانون تعيين و قيد مي شود. مسئول بايگاني پس از تهيه آگهي نوبتي كه تايپ شده آن زا نزد رئيس اداره ارسال و او پس از بررسي و كنترل امضاء و سپس آگهي را طي نامه اي جهت درج در يكي از روزنامه هاي كثيرالانتشار يا محلي و نيز چاپ نسخ پشت سفيد به اداره ارشاد اسلاي محل ارسال مي دارد.
پس از وصول آگهي درج شده در روزنامه و نسخ پشت سفيد مسئول بايگاني آن را با پيش نويس آگهي تطبيق و در صورتيكه اشتباهي واقع نشده باشد عين متن عبارت آگهي نوبتي و شماره روزنامه و تاريخ انتشار و نام روزنامه ناشر را در اظهارنامه هاي مربوطه قيد و مراتب صحت و سقم انتشار اگهي را گواهي مي نمايد.
بديهي است پس از تطبيق چانچه پلاكي از قلم افتاده يا در چاپ آن اشتباهي واقع شده باشد مسئول بايگاني موظف است مراتب را به رئيس اداره گزارش و او حسب مورد و برابر مقررات دستور مقتضي را صادر خواهد نمود سپس تعداد كافي از نسخ پشت سفيد جهت الصاق در معابر عمومي به مأمور ابلاغ تسليم و او پس از الصاق مراتب را كتباً به اداره اعلام و رئيس ثبت پس از حصول اطمينان الصاق آگهي ها دستور ثبت گزارش مأمور را در دفتر انديكاتور صادر و پس از ثبت جهت ضميمه شدن به سابقه به بايگاني ارسال مي شود و نيز يك نسخه از آگهي نوبتيبراي ادارات ذيربط ارسال مي‌شود و نسخه اي از آن جهت مجلد نمودن با ساير آگهي ها منظور و در نهايت آگهي در دفتر ثبت آگهي هاي نوبتي ثبت مي گردد.